Pilar I : Tata Kelola Jejaring dan Pengetahuan

1. Sejarah Keberadaan Knowledge Hub​​​ -​​​​ JMK

Humanitarian knowledge Hub atau sekarang juga disebut dengan Jejaring Mitra kemanusiaan (JMK) pada awalnya di inisiasi sebagai upaya berbagi pengetahuan antara mitra-mitra Oxfam yang tersebar di berbagai wilayah di Indonesia.  Diskusi dan wacana terkait hal ini mulai dilakukan pada awal tahun 2017. Melalui berbagai pertimbangan dan argumen yang bisa dipertanggungjawabkan, Oxfam menggandeng JEMARI Sakato (Mitra Oxfam di Sumatera Barat) untuk merancang sebuah platform baru yang dapat menguatkan upaya-upaya kemanusiaan yang selama ini di lakukan oleh Oxfam bersama mitra. 

Untuk mewujudkan hal ini, Oxfam bersama JEMARI Sakato secara formal mengikat kerjasama melalui LoA antar lembaga untuk program yang disebut dengan Humanitarian Knowledge Hub (KH). JEMARI Sakato selanjutnya membentuk tim program yang di pimpin oleh seorang Program Manager.  Program KH ini dirancang dengan pendekatan Teori Perubahan (Theori of Change) dengan rumusan  tujuan besarnya adalah  “Tersedianya pusat jejaring pengetahuan yang menata kelola pembelajaran dan praktek baik dari organisasi mitra”

Awal program ini ditandai dengan Launching Knowledge Hub pada tanggal 21-25 Agustus 2017 Hotel Puri Artha Jogjakarta. Partisipan yang hadir sebanyak 48 orang, 24 perempuan dan 24 orang laki-laki, yang berasal dari lembaga mitra Oxfam antara lain  CIS Timor (NTT), JEMARI Sakato, Konsepsi Mataram NTB, Koslata NTB, KPI garut, LP2DER Bima, PKBI Sumatera Barat,PKBI Sumatera Selatan, LP2DER, PKPA Medan, Suar Indonesia, YPPS kupang, YLI, Totalitas Sumatera Barat, KKSP Medan.

Kegiatan Jogja juga menyepakati ide “One Approach Program yang lebih efektif, impactfull dan influence”, agar mitra dapat melakukan hal yang lebih besar, dan memanfaatkan modal finansial dan sumberdaya serta menggunakan jaringan dan pengalaman OXFAM. Disamping itu juga muncul kesepakatan untuk mendokumentasikan pengalaman kerjasama dalam suatu sistem/database/aplikasi melalui pembuatan  wadah pengembangan sumber daya manusia mitra berupa; peningkatan kapasitas mitra, sumber daya, tatakelola pengetahuan dan pengalaman masing-masing mitra.

Kesepakatan lain adalah tentang tiga (3) pilar Knowledge Hub yang akan berjalan secara simultan guna mencapai tujuan program. Ketiga pilar tersebut adalah (1) Tata kelola Jejaring dan Pengetahuan, (2) Advokasi berbasis bukti dan (3) Rekognisi dan dukungan untuk meningkatkan kinerja dan keberlanjutan lembaga. Tiga pilar bukan merupakan tematik yang terpisah, tetapi merupakan fase-fase yang saling berkaitan dan mempengaruhi. 

Perjalanan program Knowledge Hub selama lebih kurang 1 tahun (Agustus 2017 – Juni 2018) setidak nya menghasilkan keluaran antara lain  

1.   Profil 19 Lembaga Mitra, dengan Roaster Tenaga Ahli
2. Tersedia Perangkat Kelembagaan untuk Menata kelola Pengetahuan dan Praktek Baik (Dokumen SOP, MEAL)
3. Model Pengambilan Keputusan Berbasis Web (Aplikasi Online) 
4. Standby Agreement untuk Emergency Preparedness and Response (EPR) antara JEMARI Sakato sebagai Penanggungjawab/Host Knowledge Hub dengan 6 (enam)  Lembaga Mitra: PKPA, KKSP, AKSARA, SUAR, LP2DER, CIS Timor

 

 

2. Anggota JMK

Anggota JMK pada saat awal pembentukan 

JEMARI Sakato Padang
KKSP Medan
PKPA Medan
Totalitas Padang
PKBI Sumatera Barat Padang
PKBI Sumatera Selatan Palembang
LBH APIK Bali Denpasar
PKBI NTB Mataram
KPI NTB Mataram
Konsepsi mataram Mataram
Koslata Mataram Mataram
LP2DER Bima
CIS Timor Kupang
YPPS Kupang
Aksara Jogja
SAPDA Jogja
YLI Jogja Jogja
IDEA Jogja
SUAR Kediri
Mitra KPI Jatim Kediri

 

Anggota JMK Yang Baru 

PKBI Sulawesi Tengah Sulawesi Tengah
LBH APIK Palu Sulawesi Tengah
PKBI Sulawesi Selatan Sulawesi Selatan
LBH APIK Makasar Sulawesi Selatan

 

Standby Agreement

Merupakan komitmen bersama yang lahir dari sebuah workshop bersama di Bogor pada tanggal 21 Desember 2017. Komitmen bersama yang selanjutnya disebut dengan Standby Agreement  ini disepakati oleh lembaga lembaga mitra Oxfam yang memiliki pengalaman respon bencana. Ke enam lembaga ini berasal dari Sumatera Utara (KKSP dan PKPA), SUAR Indonesia (Kediri), Aksara (Jogjakarta), LP2DER (Bima, NTB) dan CIS Timor (Kupang, NTT). 

Standby Agreement di sepakati untuk untuk memobilisasi sumberdaya, mencari dan menyediakan informasi, serta kebutuhan respon darurat dan kesiapsiagaan bencana/Emergency Preparedness and Response (EPR).  Semangat yang dibangun adalah kesiapan dalam penyelenggaraan respon bencana serta mendokumentasikan Praktek Baik dan Pembelajaran. Dokumen Standby Agreemen ditandatangani oleh pimpinan 6 lembaga bersama JEMARI Sakato sebagai host Knowledge Hub.
 

Real Time Simulation

Pada bulan Mai 2018, untuk menguji efektifitas dari Standby Agreement, Manajemen Konowledge Hub melaksanakan kegiatan Real Time Simulation bersama mitra SA yang bertujuan untuk mengaktifkan SOP Deployment SA EPR serta kelengkapannya  seperti alat kaji cepat, laporan kaji cepat, laporan situasi, analisa situasi, dan analisa respon. SOP Deployment merupakan dokumen acuan yang dirancang selama proses program berjalan. Tujuan dari kegiatan Real Time Simulation adalah membantu lembaga mitra dan pihak terkait untuk berkordinasi dan bekerjasama dalam merespon jika ada kejadian erupsi Gunung Merapi. Kegiatan ini dilaksanakan di Jogjakarta dan pada saat dilaksanakan juga terjadi erupsi Gunung Merapi (sejak 13 Mai 2018).

Kegiatan Real Time Simulation Jogja memberikan hasil yang sangat baik terutama berkaitan dengan masukan untuk penyempurnaan SOP dan Alat Kaji Cepat. Selain itu agenda ini juga menyepakati template Laporan Situasi (SitRep), Template Infografis dan  Organogram Respon. Juga merekomendasikan kepada lembaga mitra SA dan Non SA yang berada di Jogjakarta untuk melakukan assessment lanjutan (AKSARA, SAPDA, dan IDEA) pada kawasan terdampak (KRB III). Ini adalah momen awal keterlibatan lembaga mitra Non SA dalam proses respon dan menjadi bagian dari masukan untuk SOP EPR. 
 

 

3. Model Implementasi Respon JMK

Berakhirnya program Knowledge Hub kerjasama JEMARI Sakato dan Oxfam pada akhir Juni 2018 tidak serta merta menjadi akhir dari perjalanan Knowledge Hub. JEMARI Sakato dan Oxfam tetap membangun komunikasi untuk melakukan agenda-agenda yang akan mendukung perjalanan Knowledge Hub selanjutnya. Komunikasi Oxfam dan JEMARI Sakato untuk keberlanjutan program Knowlegede Hub tahap 2 mengalami berbagai hambatan sekaligus ujian. Ujian yang dimaksudkan adalah peristiwa bencana secara berturut-turut di berbagai wilayah di Indonesia dengan berbagai 

Gempa Lombok

Gempa bumi berkekuatan 6,4 Magnitude melanda kepulauan Lombok pada tanggal 29 Juli 2018. Dan disusul dengan gempa yang lebih kuat pada tanggal 5 Agustus 2018. Dengan kejadian ini, manajemen KH segera mengaktifkan Standby Agreement sesuai dengan SOP yang telah disepakati. Aktifasi dilakukan dengan mengirimkan Email alert  kepada semua mitra SA dan Oxfam. Secara informal Oxfam juga telah berkomunikasi dengan Manajemen KH terkait kejadian bencana tersebut. Manajemen KH selanjutnya melakukan komunikasi intensif  dengan mitra KH, dan sembari melakukan konsolidasi di internal KH, Oxfam juga melakukan intervensi langsung ke lombok  untuk melakukan asesment dan upaya respon darurat ke Lokasi. Dalam hal ini, KH dan Oxfam langsung berkoordinasi dengan lembaga-lembaga mitra di NTB seperti Konsepsi Mataram, Koslata dan PKBI NTB.

Gerak cepat respon juga dikordinasikan dari Padang, antara manajemen KH, Oxfam, lembaga mitra SA dan non SA. Hasil koordinasi ini juga menetapkakan tentang kebutuhan tenaga ahli baik sektor WASH, ESFVL serta kebutuhan Support seperti Logistic distribusi, ICT dan lain-lain. Kebutuhan tenaga ahli segera didiskusikan di tingkat manajemen KH dengan menggunakan Roaster tenaga Ahli yang sudah disusun selama proses KH 1. Dan selama proses respon tercatat lebih kurang 10 orang  tenaga ahli dari masing-masing lembaga SA yang dikirim ke Lombok utuk mendukung proses respon. Bencana Lombok pada tingkatan oxfam merupakan bencana kategori 3. Kebijakan Oxfam untuk respon bencana kategori 3 dilakukan oleh mitra. 

Koordinasi respon bencana Lombok mendapatkan banyak kemudahan karena pada dasarnya daerah yang terdampak merupakan wilayah kerja Oxfam bersama mitra di NTB melalui program Power Up.  Dengan demikian lembaga yang terlibat dalam program tersebut langsung dimobilisir untuk sementara menghentikan agenda-agenda program untuk selanjutnya bersama oxfam dan tim KH yang dideploy (diperbantukan) bersama-sama melakukan respon dengan tahapan-tahapan yang sesuai dengan kondisi darurat.

Peran KH pada konteks respon Lombok adalah menjadi pusat koordinasi dan manajemen. Untuk program respon ini, Oxfam memberikan dukungan pembiayaan terutama untuk proses asesment awal dan pembiayaan untuk tim yang di deploy. Dukungan pembiayaan untuk respon dalam bentuk program selanjutnya di berikan kepada lembaga lokal (manajemen dan pembiayaan). Sumber pembiayaan dari Oxfam dan lembaga donor lain ( Oxfam sebagai penjamin kualitas). Lembaga yang selanjutnya melakukan respon adalah PKBI NTB, Konsepsi dan Koslata yang semuanya merupakan lembaga Mitra non SA. Peran lembaga mitra SA adalah memberikan dukungan keahlian. Dalam momen respon Lombok mulai diperkenalkan terminologi Indonesia untuk Humanitarian Knowledge Hub. Semua yang bergerak dalam respon lombok menyepakati Jejaring Mitra Kemanusiaan (JMK) sebagai nama yang di pakai secara resmi. 
 

Gempa Bumi, Tsunami dan Liquifaksi Sulawesi Tengah 

Proses respon Lombok sebagai uji coba dan implementasi Standby Agreement menjadi pembelajaran berharga bagi KH/JMK. Proses ini secara tidak terduga mendapat tantangan yang lebih berat karena 1 bulan berselang terjadi bencana Gempa Bumi, Tsunami dan Liquifaksi Sulawesi Tengah tepatnya tanggal 28 September 2018. 

Seperti halnya kejadian Lombok, proses respon diawali dengan aktifasi SA. Namun perkembangannnya menjadi lebih kompleks karena bencana ini ditetapkan di internal Oxfam sebagai Bencana Categori 2. Artinya, Oxfam akan turun secara langsung dalam proses respon. Oxfam mengaktifkan tim Humanitarian regional dan menyusun rencana respon. Selanjutnya melalui koordinasi jarak jauh, jemari selaku lead JMK dan Oxfam menetapkan tim awal respon yang terdiri dari Tim humanitarian oxfam dan Roaster tenaga ahli SA. Tim awal langsung melakukan respon di hari ke 3 pasca bencana.

Selanjutnya JMK dan Oxfam langsung berkoordinasi dengan lembaga lokal  karena tidak ada anggota JMK di Sulawesi. Oxfam melibatkan JMK menyusun Struktur team untuk respon.  Selanjutnya respon bencana Sulawesi Tengah dialkukan dalam struktur besar yang dipimpin Oxfam yang diiisi oleh tenaga dari oxfam dan JMK dengan prinsip kesetaraan dan sekaligus proses sharing knowledge/ capacity building di internal tim, dimana tim Humanitarian Oxfam dengan pengalaman respon skala internasional. Proses capacity building dilakukan di semua sektor respon dan sistem pendukung seperti keuangan dan logistik. Respon juga melibatkan 4 lembaga lokal di Sulawesi tengah dan Sulawesi Selatan. Ke 4 lembaga lokal ini selanjutnya menjadi anggota baru JMK yaitu PKBI Sulawesi Tengah, PKBI Sulawesi Selatan, LBH APIK Palu dan LBH APIK Makasar.

Tsunami Selat  Sunda

Tanggal 22 Desember 2018, saat proses respon Sulawesi tengah dilakukan, terjadi bencana Tsunami di selat Sunda. JMK dan Oxfam kembali berkoordinasi untuk menyikapi kejadian ini. Pada hari pertma pasca bencana, 6 orang tim JMK dan Oxfam langsung melakukan asesmen awal dan berkoordinasi dengan lembaga Lokal. Salah satu tantangan juga adalah tidak ada anggota JMK yang berkedudukan di lokasi. Dengan menggunakan jejaring dari berbagai lembaga selanjutnya JMK dan oxfam mendapatkan partner untuk proses respon. 

Oxfam selanjutnya memberikan dukungan pendanaan untuk respon categori 3 dengan pelaksana adalah lembaga lokal di lampung dan Banten dan secara administrasi di koordinasikan oleh salah satu Tim ahli dari JMK. Bagi JMK, dengan sendirinya proses ini membuat  jumlah jejaring JMK juga semakin berkembang dan luas. 
 

4. Tantangan JMK

►   Intensitas bencana yang tinggi di Indonesia belum didukung oleh kemapanan financial dan mekanisme dalam jejaring (JMK) sehingga butuh penguatan baik dalam penguatan kapasitas maupun dalam kebijakan 
Transfer pengetahuan internal lembaga dan diantara lembaga jejaring perlu di dokumentasikan dan dikelola secara profesional untuk menjamin ketersediaan sumber daya manusia yang kompeten dalam respon bencana
Keberadaan JMK sudah dikenal dalam proses respon di Indonesia sehingga JMK harus meningkatkan kapasitas teknis minimal untuk sektor yang selama ini menjadi “brand image” Oxfam yang selama ini menjadi mitra utama JMK

 

Tantangan Internal 

1.   Menjaga soliditas dan kerjasama antar sesama anggota jejaring
  Sebagai jejaring yang masih berumur muda, dan juga langsung dihadapkan pada beberapa pekerjaan besar terkait respon, kekompakan dan rasa saling percaya menjadi pertaruhan bagi JMK. Modal besar kekuatan JMK adalah Nilai-nilai "kerelawanan" dan "trust" yang sudah terbangun. Bagi lembaga yang punya pengalaman respon, ketika ada kejadian bencana selalu siap bergabung untuk respon (tanpa terlebih dahulu mempersoalkan legalitas maupun hal-hal yang berkaitan dengan profesionalitas). 
2. Memperkuat internal dengan perangkat kebijakan 
  JMK memiliki perangkat aturan dan kebijakan untuk membangun kesamaan paham dalam pekerjaan JMK serta meneguhkan nilai-nilai kerelawanan dan Trust. Perkembangan proses respon dan dinamika yang selalu terjadi, mendorong JMK untuk melakukan penyempurnaan di sisi kebijakan. Untuk itu, JMK membentuk Steering Committee (SC) yang bersifat adhock untuk mengembangkan kebijakan yang relevan dan available untuk berbagai kondisi. 
SC terdiri dari pimpinan lembaga yang tergabung dalam Standby Agreement dan ditambah dengan pimpinan lembaga lokal Sulawesi yang tergabung dalam JMK . 

 

5. Pembelajaran JMK
 

1.   JMK bersama lembaga anggota sudah mendapatkan pengalaman mengelola respon categori 2 dan 3, sehingga diharapkan mampu secara mandiri melakukan respon categori 3 dan non categori terutama di wilayah lembaga masing-masing
2. JMK melalui JEMARI Sakato sebagai lead sedang mengembang digital platform JMK sehinggga akan memudahkan proses sharing pengetahuan dan mekanisme pengelolaan internal/eksternal.
3. Tim Global Humanitarian Oxfam yang ikut Respon Sulawesi Tengah juga melakukan proses peningkatan kapasitas (Capacity Building) terhadap tenaga ahli yang berasal JMK. Proses ini berjalan simultan dengan proses respon
4. Dalam respon Categori 2 Sulawesi Tengah, tim JMK berada dalam 1 struktur respon. Hal ini menjadi tantangan bagi tim JMK untuk bekerja mengikuti model dan irama respon kategori 2 yang sudah sering dilakukan oleh Oxfam.
5. JMK sekaligus melakukan shadowing pada posisi-posisi kunci di respon untuk selanjutnya proses respon secara bertahap akan dipindahkan ke JMK.
6. Dalam konteks Oxfam, sejak awal sudah memberikan ruang yang lebih besar untuk JMK. Respon lombok, sulawesi dan selat sunda sejak awal sudah di “declare’ ke semua pihak dengan sebutan JMK-Oxfam, bukan Oxfam – JMK
7. Aturan di Indonesia memberikan batasan kepada lembaga International (termasuk Oxfam) sebagai pelaksana langsung respon bencana di indonesia. Hal ini menjadi peluang bagi JMK untuk berkembang untuk setidaknya menjadi mitra utama Oxfam, dan sangat terbuka untuk menjalin kerjasama dengan lembaga-lembaga international lainnya

 

JMK akan menjadi sebuah entitas yang akan sangat berkembang dan potensial untuk besar. Karena JMK pada dasarnya bukan platform yang khusus di disain untuk respon bencana saja. JMK atau dulunya disebut dengan Humanitarian Knowledge Hub (KH) dibuat untuk menjadi wadah bersama lembaga mitra Oxfam untuk berbagi pengetahuan dan praktek baik di daerah masing-masing. Pengetahuan yang sangat beragam itu telah di terapkan dan menjadi bukti bersama  untuk dijadikan sebagai alat advokasi.  

Di internal JMK, perlu dibangun prinsip inklusifitas agar tidak ada lembaga yang menjadi sangat berbeda dari yang lain. Semua lembaga akan bekerja dengan kapasitas nya dan itu akan menjadi bagian yang saling mengisi satu diantara yang lain. Internalisasi nilai-nilai JMK perlu selalu dilakukan di internal mitra karena dinamika keanggotaan di masing-masing lembaga juga dinamis. Agar awareness juga terbangun di staf masing-masing lembaga.